Şirketlerin kurumsal seyahat yöneticileri, otel iptal politikalarındaki yeni değişikliğe ayak uydurma konusunda hızlı davranmazlarsa çalıştıkları şirketlerin kısa vadede büyük kayıplar yaşamasına sebep olabilirler.
Otel çözüm devi HRS, büyük kurumsal müşterilerinin son 12 aylık rezervasyon verilerinin ayrıntılı bir analizini gerçekleştirdi ve ceza ödemeden rezervasyon iptali için verilen 48 saatlik sürenin büyük zincirler arasında norm haline gelmesi nedeniyle iptaller üzerine yoğunlaştı.
100 kurumsal seyahat yöneticisi ile yapılan ankete göre, katılımcıların çoğunluğunun Marriott International ve Hilton Worldwide tarafından Amerika’da kabul edilen yeni iptal politikası nedeniyle daha yüksek maliyet beklediği tespit edildi. (IHG, markaların politikalarını 24 saat iptal süresi ile standartlaştıracağını söyledi.)
Ankete katılan 10 kurumsal seyahat yöneticisinden altısı otel konuklarının cezai bir ödeme gerçekleştirmemek için check-in’den 48 saat önce rezervasyonlarını iptal etmesini gerektiren bu yeni politikayı, seyahat yönetim hedeflerine ulaşamama riskini doğuracağını öngörüyor.
İş seyahatindeki konuklar genellikle randevular ve diğer seyahat planlarında son dakika değişiklikleriyle karşılaşıyorlar. Hilton CEO’su Christopher J. Nassetta’nın yakın zamanda belirttiği gibi, herhangi bir sonuç doğurmadığı için de rezervasyonları zamanında iptal etmiyorlar.
İş için seyahat gerçekleştirenlerin davranışlarını değiştirmeye zorlamak zor bir iş, bu yüzden cezalardan kaçınmanın yollarını bulmak seyahat yöneticilerine kalıyor.
HRS, şirketlerin neredeyse üçte birinin hali hazırda özel koşullar için otellerle pazarlık yaptığını söyledi.
Seyahat yöneticilerinin % 82’si de aynı yıldız derecelendirmesi, hizmet ve karşılaştırılabilir konuma sahip iki otel arasında seçim yaparken daha esnek iptal politikası sunan oteli daha fazla tercih ediyor.
HRS, varış günü saat 6.00’ya kadar ücretsiz iptalin neredeyse tüm şirketler için bir “zorunluluk” olduğunu belirtti.
HRS araştırmasına göre her altı rezervasyondan yaklaşık bir tanesi (% 17) iptal edildi, birçoğu ise 48 saat kesintiden önce iptal edildi.
Ancak, son iptal tarihine kadar iptal edilmeyen rezervasyonlar(% 5), otel programlarının etkililiğini azaltabilir.
HRS, yeni iptal modellerinin araştırma yaptıkları şirketler için konaklama maliyetlerinde % 2 ek potansiyel maliyet oluşturacağını tespit etti.
İş seyahati için esneklik, bir otel rezervasyonu yaparken en önemli ölçütlerden biri.
HRS, karşılaştırmalı alışveriş ve gelir yönetimi teknolojilerinin gelişmesiyle birlikte, otellerle şirketlerin otel programı yöneticileri arasındaki tedarikçi ilişkilerini ve müzakere edilen sözleşmeleri optimize etmenin, bu yeni politikaların finansal etkisini azaltmak için kritik önem taşıdığını söyledi.
Yeni politikaların potansiyel etkisi için bir örnek olarak HRS, toplam yıllık otel harcamaları 82 milyon doları aşan bir müşteriyi örnek gösterdi.Bu şirket tarafından varıştan itibaren 48 saat içinde yapılan tüm iptaller bir gecelik masrafa tabi olursa, bütçeye etkisi yılda 600.000 $ olacaktır.
Tüm zincir oteller bu politikayı küresel olarak uygularsa, aynı şirket 2.7 milyon dolara veya toplam rezervasyon hacminin % 3’üne kadar ek maliyetler görebilir. ABD gibi zincirlerin egemen olduğu ülkelerdeki şirketler, bu politikaya hazırlamadıkça acıyı daha keskin bir şekilde hissedeceklerdir.
HRS Amerika Kıtası Başkan Yardımcısı Suzanne Neufang;”Şahıs zincirlerinde daha zorlayıcı iptal koşullarına karşı şirketler, otel programlarını ve pazarlık oranları gözden geçirmelidir. Bunu, teklif isteği olan tüm müşteri görüşmelerimiz için öncelikli bir konu haline getiriyoruz. 2018 müzakerelerinde bu konuyu ele almayan şirketler, planlamayı ve fiili harcamaları olumsuz yönde etkileyebilecek planlanmamış ücretleri karşılama riskiyle karşı karşıya “dedi.
Neufang, şirketleri hem havayolu hem de otel rezervasyonlarında son dakika değişikliklerinin masrafları konusunda yolcularını ve seyahat planlamacılarını bilgilendirme konusunda da uyardı.
