Amadeus tarafından gerçekleştirilmesi sağlanan yeni bir araştırmada, şirketlerin bilişim teknolojileri destekli en iyi uygulamaları benimseyerek, iş seyahati giderlerinden daha büyük bir yatırım getirisi elde etmelerini sağlayan bir sistem ortaya çıkarıldı.
Büyük uluslararası şirketlerdeki üst düzey yöneticilerin paylaştıkları görüşlere dayanan London School of Economics araştırması, şirketlerin kendi seyahat ve gider programlarına dair daha iyi bir kavrayışı nasıl kazanabileceklerini ve bu süreçte nasıl daha fazla yatırım getirisi elde edebileceklerini araştırıyor.
‘Managing Every Mile’ (‘Her Mili Yönetmek’) ismini taşıyan rapor, organizasyonların, en iyi uygulama süreçlerinin ve otomatize hale getirilmiş teknolojilerin kullanımıyla ve proaktif bir seyahat ve gider yönetimiyle paradan tasarruf edebileceğini, çalışan memnuniyetini arttırabileceğini ve seyahatlerde gidilen her bir kilometre için daha iyi bir özen yükümlülüğünün sağlanabileceğini ileri sürüyor.
Raporun temel önerileri şunlar oldu:
- Seyahat ve gider programları, şirket faaliyetlerinin tamamında, stratejik önceliklerle uyumlu olmalıdır. Araştırma, seyahat harcamaları ve gider yönetimini ele almak için altı stratejik öncelik belirliyor: büyüme, maliyetlerin en aza indirilmesi, operasyonel verimlilik, çalışan üretkenliği, risk azaltma ve yönetim bilgileri/analizleri.
- Araştırma kapsamında kendileriyle mülakatlar yapılan yöneticilerin üçte ikisi, gider sürecinin hem kullanıcılar cephesinde hayal kırıklığının, hem de bürokratik ve yönetimsel sıkıntıların bir sebebi olduğunı belirtti. Seyahat ve gider sürecinin erken aşamalarında ve özellikle rezervasyon ve onay akışlarında en iyi uygulamaların eksikliği, gezgin deneyimini olumsuz yönde etkiliyor ve gider yönetimi aşamasında karmaşıklığı arttırıyor.
- Mülakatlara katılan yöneticilerin yarısından fazlası (%60), maliyet kontrolü stratejilerine karşı daha iyi seyahat harcamaları ve gider yönetimi sağlamak için gelecek bir ile üç yıllık süreçte kendi BT ve seyahat ve gider sistemlerinde değişiklikler yapma fikrini değerlendiriyor.
Amadeus’un küresel kurumsal çözüm satış ve pazarlama şefi Arlene Coyle, konu ile ilgili değerlendirmelerde bulundu: “İş amacıyla seyahat etkinliği, büyük sosyal, teknolojik ve ekonomik etmenler tarafından dönüşüme uğratılıyor. Görüyoruz ki gezginlerin ihtiyaçları ve çalışma alanlarının doğası, daha fazla dinamizmi ve seyahat yönetiminde esnekliği gerektiren şekillerde değişiyor.”
“Ortada her şeyi çözen tek bir çözüm bulunmamakla birlikte, söz konusu çalışma, özellikle teknolojinin daha fazla kullanılması yoluyla seyahat ve gider yönetimi sürecindeki yatırım getirisini geliştirmeye yönelik çok sayıda fırsatı ortaya çıkarıyor. Ayrıca şirketler, iş seyahatlerinin gerçek maliyetinin ötesine geçerek ve gezginlerin ne istediğine, rezervasyon sürecinin nasıl işlemesi gerektiğine ve bunun üretkenlik ve özen yükümlülüğü üzerindeki etkisine bakarak, kendi seyahat programlarını daha iyi bir şekilde şekillendirebilme ve kendi gezginleri için daha iyi yolculuklar oluşturabilme becerisini kazanmaktadır.”
Raporun yazarı ve London School of Economics’in medya ve iletişim bölümünde öğretim görevlisi olan Dr. Alexander Grous da rapora ve raporun ele aldığı konulara dair açıklamalar yaptı: “Şirketlerin, şayet maksimum yatırım getirisi elde edecekler ise, seyahat harcamaları ve gider yönetimi için kapsamlı bir sistemi uygulamaları gerekiyor. Geliştirmiş olduğumuz sistem, her biri teknolojiyle desteklenmiş beş ana aşama tanımlıyor: seyahat ve gider yönetimi için stratejik kaynak temellendirme; seyahat ve gider yönetimi için satın alma; gezgin desteği ve özen yükümlülüğü; gider yönetimi; analizler ve geri bildirim. Şirketler, bu aşamaların her birinde en iyi uygulamaları takip ederek optimize edilmiş bir seyahat harcamaları ve gider yönetimini güvence altına alacak ve maksimum yatırım getirisini sağlayacak, aynı zamanda daha yüksek seviyede operasyonel verimlilik ve çalışan memnuniyeti ortaya koyacaktır.”
